Checklist para emissão de certificado digital CNPJ A1

Este é um checklist para os clientes contratantes de Certificado CNPJ A1 para emissão por videoconferência, que é o formato mais comum hoje. O procedimento é 100% online, com validação por videoconferência amparada na Lei nº 14.063/2020 e na Resolução ITI nº 198/2022. Razonet

✅ Checklist – Certificado Digital e-CNPJ A1

1. ANTES DA EMISSÃO

Confirme o tipo de certificado

Você precisa mesmo do e-CNPJ A1? Ele é um arquivo digital (.pfx), fica instalado no computador e tem validade de 12 meses. Serve para emitir NF-e, NFS-e, CT-e e MDF-e, cumprir obrigações na SEFAZ e no eSocial, dar acesso a suas obrigações fiscais ao seu contator e integrar com ERPs e aplicativos, além de permitir assinatura digital de documentos.
Confirme quem será o titular: representante legal da empresa (sócio-administrador, titular do MEI, síndico etc.).
Para emissão por videoconferência, o representante da empresa deve possuir:
- CNH emitida ou renovada após o ano de 2017
- ou cadastro biométrico registrado em bases do Governo Federal. Para verificar acesse: https://mp.syngularid.com.br/biometria/consulta
O cliente deve preencher o formulário de informações de pré-qualificação para fazer o certificado digital por videoconferência. Clique aqui para acessar o formulário.

Verifique se os cadastros estão em ordem

CNPJ ativo na Receita Federal (sem inaptidão ou suspensão).
O representante legal consta como responsável no cadastro do CNPJ.
O nome no documento pessoal precisa bater com o cadastro do CNPJ na Receita. Se houver divergência (por exemplo, mudança de nome por casamento), é preciso regularizar antes. Certificadodigital
O contrato social / última alteração já está registrado na Junta Comercial.

Separe os documentos (digitalizados em PDF, coloridos e legíveis)

Documento de identidade com foto do representante legal: CNH (de preferência), RG ou carteira de classe profissional.
CPF (se não constar no documento com foto).
Cartão CNPJ atualizado.
Contrato social ou ato constitutivo e todas as alterações (ou a consolidação mais recente).
Se aplicável: título de eleitor e PIS, caso a Autoridade Certificadora solicite.
Casos especiais:
- MEI: normalmente basta o documento com foto do titular.
- Condomínio: ata de eleição do síndico e convenção do condomínio. TecnoMicro
- Associações e outras entidades: estatuto e ata de eleição da diretoria vigente.
- Emissão por procurador: procuração pública com poderes específicos (confirme com a Autoridade Certificadora se é aceita).

Dica: não envie documentos em preto e branco. Digitalize os originais em alta qualidade, e a CNH fora do plástico e aberta. Serpro

Prepare o ambiente da videoconferência

Computador, notebook ou celular com câmera e microfone funcionando.
Internet estável.
Local bem iluminado e silencioso.
E-mail e WhatsApp informados na compra ativos. Confira também o spam/lixo eletrônico, onde o link da sala ou o pedido de documentos às vezes vai parar.
Pagamento confirmado e horário agendado.

2. DURANTE A REUNIÃO DE EMISSÃO

Entrar na sala alguns minutos antes do horário, pelo link recebido.
O próprio representante legal deve estar presente. Não pode ser outra pessoa.
Ter em mãos o documento original com foto.
Estar sem boné, óculos escuros ou máscara, para permitir a biometria facial.
Seguir as orientações do Agente de Registro, que incluem apresentar os documentos, fazer a biometria facial e ler e aceitar os termos.
Conferir se os dados do certificado estão corretos: razão social, CNPJ, nome e CPF do responsável e e-mail.
Criar a senha do certificado. Escolha uma senha forte e anote em local seguro, porque ela não pode ser recuperada. Se perder a senha, é preciso comprar um novo certificado.
Anotar o número do protocolo ou pedido.

3. APÓS A EMISSÃO

Instalação e backup

Baixar o arquivo .pfx pelo link ou e-mail enviado pela Autoridade Certificadora. Muitas vezes o link tem prazo para download.
Instalar o certificado no computador (Windows, macOS ou Linux).
Fazer backup do arquivo .pfx em pelo menos 2 locais seguros, como um pendrive e uma nuvem privada. Se o arquivo for perdido, será preciso emitir um novo certificado.
Guardar a senha separada do arquivo.

Configuração nos sistemas

Configurar o certificado no emissor de notas ou ERP (Bling, Omie, Conta Azul etc.).
Enviar o certificado ao contador, se ele for usar, por um canal seguro, e passar a senha por outro canal.
Fazer um teste, como uma nota em homologação ou o acesso ao e-CAC com o certificado.

Segurança e controle

Instalar o certificado apenas em computadores de confiança.
Nunca enviar o arquivo e a senha na mesma mensagem.
Anotar a data de vencimento (12 meses).
Programar alertas 60, 30 e 15 dias antes do vencimento e renovar com 15 a 30 dias de antecedência. Se o certificado vencer, a empresa para de emitir NF, de transmitir obrigações e de acessar o e-CAC na mesma hora. Razonet
Se o representante legal mudar, será necessário emitir um novo certificado.

Os documentos exigidos variam um pouco entre as Autoridades Certificadoras (Serpro, Certisign, Soluti, Safeweb etc.). Vale ajustar a seção 1 conforme a AC com que a CONSULT.AC trabalha. Se quiser, transformo isso em um documento com a identidade da CONSULT.AC para enviar aos clientes.

Sources: